Блог

Как повысить производительность бизнеса?

На протяжении последних лет мир развивается с пугающей скоростью. С помощью технологий теперь стало возможно объединяться в команды и при этом находиться друг от друга на расстоянии свыше десяти тысяч километров. Пандемия коронавируса, кстати говоря, только усилила важность технологий. На фоне данного события именно работа через удаленное подключение стала для бизнеса приоритетной. А чтобы бизнес смог повысить свою производительность, существует ряд необходимых инструментов, положительно влияющих на саму работу.

Онлайн-факс

Когда люди слышат слово «факс», они представляют себе громоздкие машины, громкие пищащие звуки, а также зажеванный или неправильно напечатанный документ. Но так было в прошлом. Однако связь с помощью факса по-прежнему остается сложной технологией, которая на сегодняшний день стала только актуальнее.

Сейчас все еще многим приходится работать у себя дома и при этом есть такие, у которых нет доступа к принтеру или сканеру. Но поскольку большинство людей уже отказалось от стационарных телефонов в своих домах, то возможность отправки факсов с компьютера без телефонной линии стало своего рода проблемой, которую и необходимо решить в 2020 году.

Использование факса онлайн через приложения, которые позволяют обмениваться электронными подписями и интегрироваться с облачным хранилищем, может помочь компаниям оставаться продуктивными независимо от того, где находятся ее сотрудники. Наличие онлайн-хранилища дает возможность сотрудникам отслеживать документы и получать к ним доступ после их отправки.

Обмен мгновенными сообщениями

Быстрая и хорошо организованная связь также влияет на эффективное ведение бизнеса в 2020 году. Несмотря на то, что существует много других способов оставаться на связи, все же наличие интегрированной службы мгновенных сообщений обеспечивает их сохранность. Это также не отнимает времени на проверку электронной почты и позволяет не беспокоиться о пропущенной важной информации.

Когда дело доходит до системы внутренних коммуникаций между сотрудниками, то нужно непременно обратить внимание на корпоративный мессенджер Slack. Эта платформа не только интегрируется со многими другими приложениями, но и имеет простую в использовании и интуитивно понятную настройку.

В Slack все структурировано по каналам, а для прямого общения есть личная переписка. Платформа позволяет быстро обмениваться файлами и организовывать беседы с помощью каналов. При этом, в мессенджере задействованы только те люди, которые работают в конкретной организации или отвечают за какие-то определенные проекты.

Облачное хранилище данных

Прошли те времена, когда, прикрепляя документы к электронным письмам выяснялось, что версия файла устарела.

Облачное хранилище позволяет хранить файлы, группируя их в папки, и делиться ими, предоставляя доступ своей команде для быстрой и эффективной работы

Такие сервисы, как Google Drive и DropBox, интегрируются с онлайн-факсом для повышения производительности, что обеспечивает бесперебойную работу бизнеса.

Облачные программы также гарантируют, что у каждого пользователя имеется доступ к самой последней версии файла. Чтобы создать презентации, текстовые документы и электронные таблицы, используйте набор облачных сервисов от Google G Suite, это позволит нескольким пользователям вносить необходимые правки в режиме реального времени. Вместо того, чтобы переписываться по электронной почте, можно оставлять комментарии сразу в документах и делать какие-то другие пометки.

Из всех технологических разработок, которые наблюдаются в деловом мире последнее десятилетие, облачный документооборот является, пожалуй, самым революционным. Если ваша компания по-прежнему использует документы Microsoft Word, помеченные номером версии, то вы значительно отстали.

Сервисы для управления проектами

В то время как мгновенные сообщения и облачное хранилище упрощают работу, сама ее организация все же может оказаться сложной. Наличие интуитивно понятного программного обеспечения для управления проектами поможет создать общее представление на высоком уровне, чтобы все были в курсе событий. Такая централизованная платформа покажет, что сделано, на что нужно обратить внимание, кто за что отвечает, и в какой срок должен быть выполнен проект.

Trello – одна из самых простых и популярных систем управления проектами небольших групп, которое можно использовать как в офисе, так и удаленно. Эта облачная платформа дает возможность пользователям эффективно организовать работу по японской методологии канбан-досок. Здесь можно создавать доски для конкретных проектов, индивидуальные доски, а также задачи и чек листы, чтобы помогать своим сотрудникам.

Monday.com — это еще один облачный вариант программы по управлению проектами. Это приложение имеет более структурированный формат, используя все тот же канбан или диаграмму Гантта, но при этом оно не менее интуитивно понятно, чем Trello.

С помощью Monday.com любую информацию можно видеть на дашборде проекта, а также отслеживать время, затрачиваемое на различные задачи, и создавать отчеты о ходе работы.

Читайте также:

Этапы создания мобильного приложения. Пошаговое руководство

Платформа управления социальными сетями

Наличие социальных сетей крайне важно для современного бизнеса, даже если сейчас у него наилучшие времена. И в 2020 году социальные сети лишь продолжают набирать свою популярность.

Использование платформы планирования социальных сетей помогает автоматизировать публикации и позволяет управлять несколькими соцсетями из одного централизованного приложения. Также с помощью такой платформы есть возможность проводить анализ на основе успешных и неудачных постов.

Buffer – это приложение, предназначенное для управления учетными записями в социальных сетях, предоставляющее возможность планирования публикаций. Приложение предлагает простой и четкий пользовательский интерфейс, который идеально подходит как для индивидуальных предпринимателей, так и для тех, кто работает в команде. Buffer дает возможность планировать публикации заранее, выделяет успехи и позволяет делиться контентом одним нажатием кнопки.

Hootsuite – другая платформа управления социальными сетями, применяемая активными пользователями, которые постят в социальных сетях в большом количестве. Эта платформа позволяет компаниям управлять комментариями и проводить мониторинг соцсетей, а также планировать свои публикации.

Hootsuite является более надежным приложением, нежели Buffer, но и обучаться ему сложнее.

Программное обеспечение для учета и контроля времени

В этом году осознание затраченного времени становится более ценным, чем когда-либо. С людьми, работающими из дома, легко потерять счет времени и заметить, как пролетают дни.

Использование программного обеспечения для учета и контроля времени поможет правильно расставить приоритеты и определить, что будет более важным, а что не имеет особой ценности

С другой стороны, отслеживание времени является обязательным условием для предотвращения выгорания. В то время как у некоторых людей, работающих дома, возникают проблемы с концентрацией и сосредоточенностью, другие, наоборот, не могут отключиться от работы и установить для себя определенные рамки. Использование трекеров времени может гарантировать, что каждый работник будет правильно и эффективно использовать свое время.

Одним из рекомендуемых к использованию трекеров является Harvest. Сервис позволяет работникам запускать и останавливать таймер времени в различных проектах одним нажатием кнопки. Работодатели при этом могут видеть подробные отчеты и аналитику о том, какие проекты находятся в работе, и какие сотрудники тратят больше всего времени.

Для получения более подробной информации есть программное обеспечение под названием Time Doctor. Помимо отслеживания времени, затрачиваемого на проекты, этот сервис проверяет активность пользователя. Работники могут использовать его для проверки своего времени и выявления отвлекающих факторов или для настройки оповещений, которые будут постоянно напоминать о задачах. Работодатели здесь так же могут отслеживать время своих сотрудников.

Функции внутренней отчетности охватывают все: от посещаемых сайтов до количества нажатых клавиш за час. Важно отметить, что в Time Doctor все абсолютно прозрачно.

Программное обеспечение для видеоконференций

Преимущества программного обеспечения для видеоконференций состоит в том, что происходит личная встреча и при этом людям вовсе не нужно покидать свои дома. Такая форма взаимодействия зачастую более продуктивна, чем телеконференции, поскольку позволяет взаимодействовать.

За последние пару лет платформа Zoom пополнила список лучших программ для проведения видеоконференций. А в связи с событиями 2020 года эта платформа уже возглавила данный список. Подписчики Zoom получают персональный конференц-зал, могут планировать встречи и получать совместные доступы к одному экрану. Базовый платный тариф позволяет проводить встречи до 100 участников без ограничений по времени по доступной цене.

GoToMeeting еще один сервис для веб-конференций, который в 2014 году был самым популярным в мире, даже несмотря на то, что он был платным. Позже все же вышла бесплатная версия, поддерживающая связь не больше трех собеседников. Данный сервис все еще является актуальным вариантом для работников, которым нужно часто быть онлайн для совместной работы.

Обновленный в октябре 2019 года GoToMeeting обеспечивает высокое качество передачи звука даже при медленном интернете. Для фиксации результатов видео-встреч появились заметки, которые можно делать в реальном времени, а также функция распознавания речи, которая позволяет читать лог видеоконференции в форме диалога.

Читайте также:

Принцип работы сайта-агрегатора. Почему он чаще других в топ?

Платформы для создания онлайн-календаря для назначения встреч

Планирование встреч – это важная административная задача, которую нужно выполнять не спеша. А при работе с удаленными командами часто приходится учитывать разницу часовых поясов. Также сейчас очень много людей, которые привыкли расписывать свой день по часам, чтобы обеспечить его эффективность.

Использование таких программ, как календарь для назначения встреч помогает сотрудникам устанавливать собственные часы и поддерживать производительность в течение всего дня.

Calendly является одним из лучших приложений для индивидуального планирования встреч. Вместо того, чтобы каждый раз задавать вопрос: «В какое время Вам будет удобно?», можно просто отправить ссылку на свой график в Calendly, где и будет указано свободное время. Для этого нужно нажать на блок, ввести свои личные данные, и получить уведомление, которое будет синхронизировано с календарем.

Doodle – отличное бесплатное приложение для крупных компаний. В Doodle организатор сам указывает, какое время доступно для встречи. Затем каждый голосует за удобное время. По завершению голосования, Doodle определяет время, подходящее для всех.

Сервисы для автоматизации рекрутинга и онбординга персонала

Сервисы по подбору персонала, основанные на искусственном интеллекте, стали распространяться еще до 2020 года. Теперь же они станут основой современного бизнеса. Ведь может пройти много времени, прежде чем мир вернется в нормальное русло после всеобщей пандемии. А наличие централизованной системы рекрутинга и онбординга персонала позволяет компаниям управлять своими новыми сотрудниками из любой точки мира.

Zoho Recruit – это онлайн-сервис для полноценного отслеживания соискателей, которая позволяет агентствам по подбору персонала легко мониторить резюме и вакансии, рассылать приглашения, узнавать о результатах собеседования и приеме на работу.

Сервис BambooHR идеально подходит для HR-менеджеров в малом бизнесе. В нем предусмотрен большой набор услуг, включающих автоматизированный поиск данных кандидатов и их отслеживание, управление персоналом, а также есть возможность настроить учет заработной платы. Это хороший вариант для тех компаний, у которых нет как такового отдела кадров.

BambooHR также предоставляет возможность для самостоятельного управления, то есть, когда сотрудники сами берут на себя ответственность за обновление своей информации и внесение изменений по мере необходимости.

Сервисы для ведения бухгалтерского учета

Владельцы малого бизнеса часто не следят за ведением бухгалтерского учета своей компании и поэтому часто допускают ошибки. Но такие бухгалтерские операции, как выставление счетов и само ведение учета имеют большое значение в деятельности компаний, позволяющие обеспечить своевременное поступление денег на счет и исполнение налоговых обязательств. И здесь крайне важно, чтобы все было упорядочено.

Наличие правильных инструментов может помочь бизнесу развиваться дальше, не отнимая при этом много времени на ведение бухгалтерии.

Intuit Quickbooks – это интуитивно понятный веб-сервис для автоматизации бухгалтерии малого бизнеса и фрилансеров, который обеспечивает облачный обмен данными между ПК и смартфонами. У данного сервиса есть интеграция с Битрикс24, 1С-Битрикс и vTiger CRM.

Quickbooks позволяет отслеживать платежи, отправки счетов, синхронизировать банковские данные, рассчитывать налоговые отчисления и создавать балансовые отчеты.

Приложения для эффективного управления временем

Сегодня существует довольно много интересных приложений по эффективному управлению временем, позволяющие устранить отвлекающие факторы и отойти от своих ненужных привычек. Например, если на телефоне работника появляется уведомление в Instagram, то он явно откроет его, даже не задумываясь. Приложения по тайм-менеджменту корректируют поведение и напоминают, что нужно работать дальше, не отвлекаясь.

Forest – это интересное приложение для тех, у кого не получается оставить в покое свой смартфон и сосредоточиться на более важных делах. Суть его состоит в том, что, устанавливая таймер (от 30 минут до 2х часов), начинает расти дерево. При этом пользователь, пока не истечет таймер, не должен отвлекаться и выходить из приложения, иначе дерево попросту погибнет. Таким образом выращиваются целые леса, в которых могут быть как живые, так и загубленные деревья.

Что самое интересное, данное приложение предназначено не только для индивидуального использования, но и для группового. Команды могут выполнять синхронизированные посадки, при которых поведение одного человека может уничтожить весь лес.

Продуктивность – это безусловно важный и необходимый навык не только для работников, но и для бизнеса в целом. С помощью этих инструментов бизнесу будет легче добиться успехов в этом невероятно сложном и непростом 2020 году.